Първият служител в малкия бизнес: кога един човек вече не е достатъчен

В началото на малкия бизнес собственикът често е цял екип в един човек. Той разговаря с клиентите, организира поръчките, следи плащанията, отговаря на имейли, публикува в социалните мрежи и решава всички малки проблеми, които възникват през деня.

Този модел има своите предимства. Разходите са по-ниски, решенията се вземат бързо, а собственикът има пряк поглед върху почти всичко, което се случва.

С увеличаването на работата обаче идва момент, в който опитът всичко да остане в ръцете на един човек започва не да спестява средства, а да ограничава развитието.

Натовареният график невинаги означава, че е време за служител

Една много натоварена седмица сама по себе си не е достатъчна причина за разширяване на екипа.

Поръчките могат да бъдат сезонни или да са резултат от единичен голям проект. Ако след месец натоварването се върне към нормалните си нива, новата позиция може да се окаже ненужна.

Затова е по-полезно да се наблюдава по-дълъг период.

Има ли постоянно повече работа, отколкото собственикът може да изпълни? Отказват ли се поръчки? Забавят ли се отговорите към клиентите? Остават ли важни задачи недовършени седмица след седмица?

Когато тези ситуации се превърнат в ежедневие, вече има по-сериозен сигнал за необходимост от допълнителна помощ.

Какво точно трябва да прави първият човек?

„Имам нужда някой да ми помага“ е разбираемо усещане, но не е достатъчно описание на работна позиция.

Преди търсенето на човек е добре да се запише какви задачи реално трябва да бъдат поети.

Може да се окаже, че най-много време отнема комуникацията с клиенти. При друг бизнес проблемът е подготовката на поръчки, а при трети – административната работа.

Това има значение и за профила на бъдещия служител.

Няма смисъл да се търси универсален човек, който разбира от продажби, счетоводство, маркетинг, доставки и дизайн едновременно, ако реалният проблем е един конкретен тип работа.

Не всичко изисква назначаване на пълен работен ден

Преди да бъде създадена постоянна позиция, е полезно да се разгледат и други варианти.

Някои задачи могат да бъдат възложени на външен специалист. Други може да изискват помощ само за няколко часа седмично или през определени натоварени периоди.

Това е особено приложимо при дейности като дизайн, техническа поддръжка, определени маркетингови задачи или други специализирани услуги.

Външният изпълнител и служителят не са взаимозаменяеми решения и отношенията с тях имат различна организация. Но анализът на реалната нужда помага бизнесът да не създава постоянна позиция само защото собственикът се чувства претоварен.

Първият служител струва повече от договореното възнаграждение

При финансовото планиране не трябва да се гледа единствено сумата, която човекът ще получава.

Работното място може да създаде и други разходи – техника, софтуер, оборудване, обучение или допълнителни организационни нужди според характера на дейността.

Има и още един ресурс – времето на собственика.

Новият човек рядко може да започне в понеделник и още във вторник да работи напълно самостоятелно. Необходимо е да разбере процесите, клиентите, стандартите и начина, по който компанията функционира.

Затова първите седмици могат временно дори да увеличат натоварването на собственика.

Липсата на описани процеси се вижда веднага

Докато един човек върши всичко сам, голяма част от информацията може просто да бъде в главата му.

Той знае кой клиент какво предпочита, къде се намират файловете, как се обработва поръчка и какво трябва да се провери преди изпращането ѝ.

При появата на втори човек този модел спира да работи.

Изведнъж трябва да има начин знанията да бъдат предадени.

Не е необходимо малката компания да създава огромни наръчници и сложни корпоративни процедури. Дори кратки инструкции, шаблони и контролни списъци могат значително да улеснят работата.

Така назначаването на първия човек често принуждава собственика да подреди процеси, които до този момент са функционирали основно по навик.

Да дадеш задача не означава да дадеш отговорност

В началото собственикът може постоянно да проверява всяко действие на новия човек.

Това е разбираемо, особено когато бизнесът е създаван с години и репутацията му е важна.

Ако този контрол никога не намалее обаче, ефектът от новия служител ще бъде ограничен.

Собственикът ще продължи да участва във всяка задача, само че вече ще има и допълнителната работа да проверява друг човек.

Затова постепенно трябва да стане ясно кои решения служителят може да взема сам и кога трябва да се обърне към собственика.

Подходящият човек невинаги е този с най-впечатляващото CV

При малкия бизнес средата е различна от тази в голяма компания.

Работата може да бъде по-разнообразна, процесите все още да се развиват, а задачите понякога да се променят бързо.

Затова освен конкретните професионални умения значение има и начинът, по който кандидатът работи.

Може ли да се адаптира? Задава ли въпроси, когато нещо не е ясно? Поема ли отговорност за собствените си задачи?

Понякога човек с малко по-малко опит, но с подходящ начин на работа може да бъде по-добър избор за малък екип.

Кога собственикът трябва да се откаже от част от ежедневната работа?

Това често е най-трудната част.

Човекът, създал бизнеса, е свикнал да знае всичко и да участва навсякъде. Но ако компанията се развива, ролята му постепенно трябва да се промени.

Вместо целият ден да преминава в обработване на текущи задачи, част от времето трябва да остане за клиенти, развитие, нови продукти и решения за бъдещето.

Именно тук първият служител може да има най-голяма стойност.

Той не просто поема част от работата. Освобождава капацитет собственикът да се занимава с неща, които трудно могат да бъдат прехвърлени на друг човек.

Екипът започва много преди компанията да стане голяма

Малката фирма не се превръща в голяма компания в деня, в който наеме десетия или петдесетия човек.

Промяната започва още с първото назначение.

Тогава собственикът за първи път трябва да обясни начина си на работа на друг човек, да разпредели отговорности и да приеме, че не всяка задача ще преминава лично през него.

Това е важна промяна и в начина на мислене – от човек, който сам извършва дейността, към човек, който постепенно започва да изгражда организация.

А още преди този етап, когато бизнес идеята предстои да премине към официална стопанска дейност, един от въпросите е как да бъде организирана Регистрация на фирма и коя форма е подходяща за конкретния случай.